[아티클 읽기] 업무 효율화, 작은 단계부터 다시 보기

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업무 효율화, 작은 단계부터 다시 보기

 

1. 현황 파악 : 액션 별로 정리하기 

• 프로세스를 정리할 때 단순히 단계만 나열하면 문제를 정확히 찾기 어렵다.
  → 누가, 어디에서(툴, 채널), 무엇을, 왜 하고 있는지 자세하게 적어보기
  → 액션 별로 쪼개야 어디에서 어떤 문제가 생기는지 알 수 있음

💡 과정을 정리할 때는 일관된 기준을 적용하기 : 기준이 섞이면 예외 상황이 생기고 읽는 사람도 정확한 이해가 어려워짐

💡 예외 케이스도 함께 정리해보기 : 가끔 발생하는 일이어도 어떤 단계에서 어떤 상황이 왜 생기는지 적어두면 기존의 프로세스의 부족한 부분을 파악하고 보완할 수 있음

 

2. 문제 정의 : 질문 던지기 

• 액션을 보면서 한 단계씩 질문을 던지기 : “이건 왜 필요하지?”
  • 필요하지 않은 일이라면 없애고 꼭 필요한 일이라면 더 쉽게 할 수 있는 방법을 찾기
• 작은 액션도 여러 사람이 하루에 여러 번 반복하면 금방 큰 비효율로 이어진다. 반복되는 업무일수록 사소한 단계를 줄이는 것만으로도 팀 전체의 리소스를 크게 절약할 수 있음

 

3. 우선 순위 선정 : 나의 기준에서 벗어나기 

• 우선 순위를 정할 때는 먼저 기준을 정해야한다. → 우선순위는 ‘내 기준’이 아니라 이 일에 영향을 받는 사람들을 기준으로 정하기 

 

4. 해결책 적용하기 : 작게 시도하기 

• 모든 문제를 한 번에 완벽하게 해결하는 방법을 찾기란 어렵다, 현실적으로 가능한 작은 부분부터 개선하기
• 새로운 방식을 적용하기 두렵다면 테스트 기간을 가져보는 것도 방법임
• 완벽한 준비보다는 작은 실험, 한 번의 결정보다는 언제든지 원래 방법으로 돌아올 수 있다는 자신감이 더 중요

 

작은 액션 하나를 자동화하면서 사소한 작업일지라도 그 일을 반복하는 팀원에게 체감되는 변화는 분명히 있었음
시스템을 새로 만들지 않아도, 자잘한 반복 작업을 줄이거나 불필요한 단계를 하나 덜어내는 것만으로도 충분히 효율화가 가능!

 

 

[의견]

최근에 ZEP 알리미를 만들면서 MVP라고 생각한 최소 기준으로 배포를 했다. 그치만.. MVP 마저도 제대로 동작하지 않자 상심이 컸다. 좀 더 검수를 하고 배포할 걸, 차라리 홍보하지 말 걸 후회가 막심했다. 그치만 완벽한 준비라는 것은 없다는 것.. 한 번 배포해보고 계속해서 고쳐 나아가는게 더 중요하지 않을까 싶은 생각이 들었다.  이 아티클에서도 현실적으로 가능한 작은 부분부터 개선해보기, 완벽한 준비보다는 작은 실험을 강조하고 있다. 이번 배포를 통해 배운 것과 유사한 점이 많아서 공감이 되는 아티클이었다.